Une fois obtenue de la mairie du lieu de décès la déclaration de décès, l’entourage du défunt prend contact avec une entreprise de pompes funèbres qui se chargera de prendre en charge toutes les démarches, ainsi que l’accueil dans le pays étranger retenu pour l’inhumation.
Certains papiers administratifs sont néanmoins indispensables à tout transfert d’une dépouille mortuaire de France vers l’international :
- Procès-verbal de mise en bière et de soins conservation dressés par la Police nationale ;
- Certificat de non épidémie signé par le médecin ;
- Mise en bière hermétique du corps, dans un cercueil clos et étanche. Ce cercueil doit également contenir une matière absorbante. Si les autorités compétentes de l'Etat de départ l'estiment nécessaire, le cercueil doit être muni d'un appareil épurateur destiné à égaliser la pression intérieure et extérieure ;
- Retrait d’un permis international de transfert pour la dépouille ;
- En cas de transport du cercueil comme fret ordinaire, il doit être placé dans un emballage n'ayant pas l'apparence d'un cercueil et sur lequel on indiquera qu'il doit être manipulé avec précaution ;
- Retrait du « Laissez-passer mortuaire » auprès de l’autorité compétente en France, libellé en français ainsi que dans la langue officielle de l’Etat de destination pour l’inhumation.
Si le pays choisi n’appartient pas à la Convention de Berlin, la famille en deuil devra se rendre au Consulat du pays d’accueil pour une autorisation d’entrée du territoire. L’entreprise de pompes funèbres peut même être mandatée pour prendre les billets d’avion pour les familles, qui souhaitent généralement voler dans le même avion que leur défunt.
